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Para conseguir uma reunião produtiva é importante que todos estejam preparados e saibam o que esperar.
Para tanto, ela deve ser organizada e a pauta planejada. O líder da reunião deve cuidar para que a pauta seja
cumprida e os integrantes precisam atingir um consenso antes de terminá-la. Além disso, devem ser facilitadas
a democracia e a participação de todos os membros do grupo, motivando-os a opinar e propor idéias, de modo
a propiciar a comunicação e a tomada de decisões, levando em conta os pontos a favor e contra.
É fundamental escutar a todos. Às vezes, só se escuta o que dizem determinadas pessoas do grupo, geralmente
aquelas que falam melhor e tem maior fluência. Isso deve ser evitado para que não se deixe de ouvir
com atenção aos tímidos, aos que se expressam com menos clareza ou aos que têm uma opinião distinta.
Escutar significa ter a capacidade de receber o que o outro quer dizer da forma mais próxima a que ele está
sentindo e pensando.
O líder deve promover a participação do grupo na tomada de decisões. Na vida de uma organização, decisões
devem ser tomadas continuamente, cabendo ao líder conduzir este processo e preocupar-se para que
todos participem ativamente. É necessário deixar claras as alternativas que estão em jogo e possibilitar que
as pessoas dêem argumentos para apoiar uma ou outra alternativa. Daí ser necessário facilitar a integração
do grupo, confrontando a opinião de uns com as dos outros, possibilitando, assim, que todos se escutem e
destacando as opiniões mais significativas.
Existem algumas regras que fazem com que as reuniões sejam rápidas e com melhores resultados. Uma
delas é pedir a todos que desejam apresentar um problema que se preparem antes respondendo às perguntas:
Qual é o problema? Quais são suas causas? Quais são as possíveis soluções? Qual é a melhor solução
possível? E, finalmente, escrevendo: “Esta é a solução que recomendo”.
Com isso, obtém-se muito mais ação para que as coisas corram bem. Essas quatro perguntas para resolver
qualquer problema podem ser usadas em memorandos ou cartas tão eficazmente como em reuniões. Podem
também ser usadas em conversações telefônicas. Algumas vezes, a melhor solução pode ser a combinação
de duas ou mais das possíveis soluções oferecidas.
Como fazer reuniões
produtivas
Os líderes precisam se encontrar regularmente com seus liderados e com seus
superiores para discutir como as coisas estão indo. Como um item da pauta, podem
comparar seus planos de desenvolvimento e descobrir o que está funcionando e o
que não está funcionando nas atividades uns dos outros.
Foto: divulgação
Sonia Jordão*
Gestão Estratégica em Medicina Laboratorial -
Se você for o responsável pela direção da reunião é bom tentar seguir as seguintes regras:
• Procure começar a reunião com uma breve explicação do problema. Veja, em seguida, se os participantes
compreenderam o problema.
• Questione as causas do problema;
• Faça resumos com freqüência do que foi discutido até então.
• Peça as soluções possíveis, buscando ter as evidências que comprovem a praticidade de cada solução.
• Após o problema ter sido suficientemente discutido, faça um resumo final e proceda, então, à sua votação.
• O ideal é que todas as soluções apontadas tenham responsável e prazo para execução.
• Sempre que for conveniente, nomeie uma pessoa ou uma comissão encarregada de verificar se a decisão foi
tomada corretamente e no tempo previsto.
• Evite expressar suas idéias pessoais e só o faça depois que os outros as tenham expressado. Seu objetivo
principal é dirigir e não participar calorosamente da discussão.
• Seja flexível. No entanto, se você tem mais de 12 pessoas em uma reunião, deve exigir que a pessoa que
queira falar obtenha a sua autorização. Essa pessoa deverá levantar a mão e você, ao autorizá-la, deve mencionar
seu nome ou acenar afirmativamente com a cabeça. Uma outra forma é fazer uma bolinha de papel e
só permitir que fale aquele que estiver com a bolinha na mão;
• Mantenha a reunião ativa, sem se desviar do tema. Garanta que seja rápida, com exposições curtas. Intervenha
quando alguém quiser falar muito ou com demasiada freqüência, assim como quando alguém sair do
tema. Reforce: “O assunto que estamos discutindo é... Por favor, não se afaste do tema”.
• Procure fazer com que todos participem da reunião, porém evite perguntar diretamente a cada um a sua
opinião.
Quando você participa de uma reunião obtém melhores resultados se todos os que estiverem presente
observarem as regras seguintes:
• Fale do seu lugar sem se levantar, a não ser em uma grande assembléia.
• Fale de maneira breve, resumida e sobre o tema que se discute.
• Preocupe-se com o seu tom de voz. Fale sempre em tom de conversação, mas garanta que todos os participantes
estejam ouvindo.
• Admita só uma solução do problema de cada vez.
• Apóie cada solução que for sugerida para o problema que se discute, desde que tudo indique que dará resultado.
• Apresente evidências que demonstrem que a solução proposta é coerente.
• Evite expressar suposições ou generalidades numa reunião.
• Ouça atentamente a todos os participantes.
• Não interrompa quando outra pessoa estiver falando.
• Em vez fazer afirmações diretas. Faça perguntas.
• Se alguém fizer alguma afirmação com a qual você não concordar não discuta, mas pergunte a essa pessoa
por que pensa dessa maneira. Se a pergunta vier em tom amigável, não causará ressentimentos e lhe permitirá
averiguar por que a pessoa pensa daquele modo. Dessa maneira você poderá obter informações muito
valiosas.
Você pode fazer um “algo a mais” para que as reuniões fiquem ainda melhores:
• Ao invés de simplesmente seguir a pauta, discuta as coisas certas e inclua itens mais importantes e urgentes
nela.
• Aproveite os estilos e preferências dos membros na distribuição das tarefas ao invés de simplesmente começar
e terminar a reunião na hora marcada.
• Passe a maior parte do tempo tomando decisões e não apenas relatando e compartilhando informações.
• Envolver todos os membros da equipe nas reuniões é fundamental, porém você pode fazer mais: inclua parceiros
internos, clientes e fornecedores na reunião.
Extraído do livro de Sonia Jordão: A Arte de Liderar – Vivenciando Mudanças num Mundo Globalizado. Reprodução autorizada pela
autora.
*Professora, conferencista, consultora organizacional e pessoal, facilitadora de cursos em organizações e escritora.
sonia@soniajordao.com.br, www.soniajordao.com.br
- Gestão Estratégica em Medicina Laboratorial
Elogio e crítica
Pesquisas da psicologia revelam que pessoas que foram expostas
a ambientes de muita crítica e punição tendem a desenvolver
um padrão de comportamento de omissão e submissão. Aceitam
tudo e sentem-se constantemente culpadas. Sua produtividade
geralmente está aquém das novas exigências do
mercado. Quando é cobrado por algum resultado
se esquiva, dá desculpas ou chora. Outro padrão de
comportamento que pode ser gerado nesse mesmo
ambiente é totalmente contrário. A pessoa age de
forma agressiva, defensiva e desafiadora. Quando
é pressionada tende a agir compulsivamente.
Já aqueles que foram demasiadamente elogiados
apresentam características de arrogância e prepotência.
Acreditam que o mundo estará sempre aos
seus pés. Tratam os outros como súditos. Desprezam
as hierarquias e querem o poder a todo custo.
Apresentam dificuldades para compreender a dimensão ética
das relações.
O equilíbrio entre crítica e elogio na vida pessoal e no mundo
Equilíbrio
entre crítica e
elogio é
importante
para um bom
ambiente
Foto: divulgação
Elogio é bom e quase todo mundo gosta, mas a crítica...
No mundo corporativo é comum observarmos situações onde as relações são
baseadas na crítica e punição.
Estudos do comportamento humano atestam que, desde criança, nossos pais e os
adultos com quem convivemos têm papel fundamental para o sucesso de nossas
carreiras e ações pessoais. A quantidade de críticas e elogios que recebemos
podem ser cruciais para o nosso futuro.
Rogerio Martins*
Gestão Estratégica em Medicina Laboratorial -
corporativo é fundamental para a geração de um bom ambiente
familiar e profissional. Algumas empresas estimulam seus funcionários
a sessões de feedback programado. Outras, estruturam
diversos tipos de avaliações, como: competência, performance,
desempenho, participação por objetivos etc. Assim, tem mais chances
de apontar claramente os caminhos, cobrar resultados e criar
um clima organizacional favorável para as mudanças. Em meio
a tudo isso, é fundamental o treinamento e desenvolvimento das
lideranças. Ao líder cabe o papel principal de estabelecer critérios
e aplicar as críticas e elogios. Com isso, garantir o equilíbrio no
clima organizacional e o aumento da produtividade.
A crítica, na sua essência, significa exame, apreciação
que se faz de uma obra. Portanto, quando
fazemos uma crítica ela deverá ser sobre o conjunto
da obra, uma idéia, ações tomadas, fatos e não sobre
uma pessoa. O que ocorre muitas vezes no cotidiano
profissional e na vida social é exatamente o contrário.
Por isso, a maioria das pessoas tem dificuldade em
aceitar uma crítica, pois se sentem ameaçadas, punidas,
menosprezadas e até mesmo humilhadas.
Isso me faz lembrar da história vivida pelo Pedro,
ou, como os mais chegados o chamavam, Pedrão.
Sujeito simpático, falante, sempre com um sorriso no rosto, demonstrando
sempre estar de bem com a vida. Sua característica
principal era a franqueza. Sempre falava o que pensava.
Certa vez, Pedrão foi convocado para participar de um projeto
onde não tinha muita experiência. Como seu chefe insistiu e disse
que daria todo apoio, Pedrão aceitou, afinal poderia ser mais uma
oportunidade de mostrar suas qualidades. O projeto começou e
nosso bravo personagem percebeu que tudo aquilo
não tinha nada a ver com sua área de atuação e,
por isso, precisaria de mais tempo para estudar,
aprender e poder colaborar no projeto. Certamente
que este tempo não foi lhe dado, afinal o prazo para
a entrega do projeto era muito curto e precisava de
todo o esforço dos envolvidos. O fato é que Pedrão
não se saiu muito bem. Perdeu dias debruçado em
materiais, livros, apostilas e relatórios para tentar
entender o projeto. Passava horas a mais na empresa
para dar conta do seu serviço e se inteirar do plano.
Tudo em vão. O resultado foi uma gastrite que passou
a conviver com ele diariamente e a briga homérica
que teve com o responsável pelo projeto. A gastrite não vem ao
caso detalhar, mas sobre a discussão...
Tudo começou quando Pedrão resolveu apontar algumas falhas
na condução do projeto. Na verdade, o responsável pelo projeto
realmente cometeu alguns erros no planejamento e isso gerou
certo atraso, mas não foi o fator principal. Houve um misto de
incompetência da equipe, falta de experiência dos participantes,
prazo muito curto, falta de apoio da diretoria e outros detalhes
menores. No fim sobrou para o Pedrão.
Cabe ao líder
o papel de
aplicar
críticas e
elogios
A crítica deve
ser feita sobre
o conjunto da
obra, e não
sobre uma
pessoa
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Presidente 2006/2007
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Criação, Arte e Diagramação
Design To Ltda
Jornalista responsável
Roberto Duarte - Reg. Prof. RJ 23830JP
Jornal da SBPC/ML - Periodicidade mensal
A forma como
a crítica é feita
pode mudar
sua aceitação
por quem a
recebe
Certo dia, no meio de uma das muitas reuniões de planejamento
- munido de boa intenção - tascou a famosa “crítica construtiva”.
Disse que o projeto continha falhas graves e que achava não ser
possível completar no prazo estipulado. Apontou também a falta
de habilidade do coordenador em liderar a equipe. Sua forma direta
e repleta de “achismos” chocou a todos. Nesta reunião, além do
coordenador do projeto, estavam mais seis pessoas de diversas
áreas que completavam a equipe. O resultado foi catastrófico! O
responsável sentiu-se ofendido e esbravejou: como alguém que
não tem experiência no assunto pode falar algo desse jeito, ainda
mais na frente de todo mundo?
Bem, a conclusão dessa história é que crítica construtiva é balela.
Ela só será construtiva se o outro assim entender, se ele perceber
sua utilidade. Quando uma crítica é apontada,
por melhor que seja a intenção, somente o outro
poderá julgar sua aplicação. Em resumo, crítica
é crítica, ou seja, é apreciação desfavorável, é
apontar falhas, é censura. A forma como é feita
pode mudar muita coisa, até sua aceitação.
Sendo assim, antes de fazer uma crítica é fundamental
perceber se o momento é adequado,
escolher o local apropriado e analisar os resultados
que esta ação poderá gerar. Mesmo sendo a
mais pura verdade, nem todos entenderão assim.
Quando tiver de fazer uma crítica vá direto ao
ponto e apresente fatos. Pois, como diz a sabedoria
popular, contra fatos não há argumentos.
Voltando ao início deste artigo: criticar é fácil, já elogiar...
Lembre-se que em termos de crítica e elogio vale a seguinte
regra: critique em particular, só para as pessoas envolvidas;
e elogie publicamente, pois todos sentirão orgulho
de pertencer a uma organização onde as pessoas são reconhecidas
e valorizadas pelo seu caráter e competência.
Artigo publicado no portal administradores.com.br. Reprodução autorizada pelo
autor.
*Graduado em Psicologia, pós-graduado em Recursos Humanos e Psicodrama,
professor universitário, consultor organizacional, palestrante e
sócio-diretor da Persona Consultoria & Eventos.
rogerio.martins@personaconsultoria.com.br
www.personaconsultoria.com.br
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